Dernière mise à jour : 2 octobre 2026
Pour les données qu'une organisation cliente saisit et gère dans Opticlean (son personnel, ses clients, leurs interventions, photos, notes et signalements), le responsable du traitement, au sens de l'article 4.7 du RGPD, est cette organisation, représentée par son administrateur principal. OPTI'CLEAN, éditeur du service, agit alors comme sous-traitant (RGPD art. 28), pour le compte de cette organisation et sur ses instructions.
OPTI'CLEAN n'est responsable du traitement que pour ses propres traitements, notamment la relation commerciale avec ses organisations clientes. Son identité complète (dénomination, forme juridique, siège social, contact) figure dans les mentions légales.
Si vous êtes salarié ou représentant d'une organisation cliente d'Opticlean, votre interlocuteur au quotidien pour vos données professionnelles reste l'administrateur principal de VOTRE organisation (voir le point 2 ci-dessous).
Si vous êtes le contact d'un client de l'une de ces organisations (vous utilisez le portail client, par exemple pour déposer un signalement), le responsable du traitement de vos données est l'entreprise qui réalise les prestations chez vous, et non votre propre employeur.
Si vous avez laissé un avis en scannant le QR code d'un immeuble, le responsable du traitement est l'entreprise qui assure le nettoyage de cet immeuble. Opticlean agit pour son compte.
Aucun délégué à la protection des données n'est désigné : cette désignation n'est obligatoire ni pour cette activité, ni pour cette taille d'organisation (RGPD art. 37). Selon votre situation, votre interlocuteur réel est :
Opticlean ne traite que les données nécessaires à la réalisation et au suivi des prestations de nettoyage. Il n'existe aucune finalité marketing sur ce produit. Chaque ligne du tableau ci-dessous nomme à la fois la finalité (point 3) et sa base légale (point 4).
| Finalité | Base légale (RGPD art. 6) |
|---|---|
| Planification et réalisation des interventions de nettoyage | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Géolocalisation de l'agent au démarrage et à la clôture d'une mission | Intérêt légitime (art. 6.1.f), voir point 5 |
| Photographies avant/après des sites d'intervention | Exécution du contrat (art. 6.1.b) : preuve de la prestation réalisée |
| Notation de la qualité par le client | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Traitement des signalements déposés par les clients | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Avis des occupants d'immeubles (QR code de bâtiment, copropriétés) | Intérêt légitime (art. 6.1.f), voir point 5 |
| Signature électronique des devis et contrats | Exécution du contrat (art. 6.1.b) et obligation légale (art. 6.1.c) |
| Envoi et suivi des e-mails transactionnels (devis, rapports, alertes) | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Journal d'audit de sécurité | Intérêt légitime (art. 6.1.f), voir point 5 |
Trois traitements reposent sur l'intérêt légitime plutôt que sur l'exécution du contrat. Le premier est la position de l'agent, relevée au démarrage puis à la clôture d'une mission (seule la plus récente est conservée) : elle sert à attester son passage sur le site. Le deuxième est le journal d'audit de sécurité, consultable par les administrateurs de votre organisation : il garde la trace de qui a modifié quoi, en cas de litige. Le troisième est l'avis des occupants d'immeubles, laissé en scannant le QR code d'un bâtiment de copropriété : il sert à mesurer la propreté perçue, bâtiment par bâtiment. Le formulaire ne demande ni compte, ni nom, ni coordonnées. Pour limiter les abus, le service compte les envois par adresse IP et dépose un identifiant d'appareil dans le navigateur (voir le point 14). Aucun des trois ne sert à profiler un agent, un client ou un occupant : aucun traitement n'en tire de score ni de décision (voir le point 13).
Vos données sont accessibles au personnel habilité de votre propre organisation (administrateurs, agents concernés par une intervention) et aux sous-traitants techniques listés dans le registre des sous-traitants, qui les hébergent ou les transmettent pour le compte d'Opticlean. Elles ne sont ni vendues, ni partagées à des fins commerciales, ni utilisées pour de la prospection.
Vos données sont hébergées et traitées principalement au sein de l'Union européenne : base de données et fichiers chez Supabase (Paris), calcul applicatif chez Vercel (Paris, pour les fonctions serveur), e-mails transactionnels chez Scaleway (France). Des sauvegardes hors-site chez Cloudflare R2, dans un espace de stockage créé en juridiction « UE », sont prévues mais ne sont pas encore en service. En revanche, le réseau de diffusion (CDN), l'étape de routage qui précède chaque requête et lit le cookie de session, et les journaux techniques de la plateforme d'hébergement applicative fonctionnent par défaut sur une infrastructure mondiale. Ces services ne sont pas couverts par une garantie stricte de traitement dans l'UE. Vercel est une société de droit américain (Vercel Inc.), soumise au CLOUD Act. Le contrat Supabase est conclu avec Supabase Pte. Ltd, société de Singapour. Les transferts hors UE qui peuvent découler de ces deux prestataires sont encadrés par leurs clauses contractuelles types et accords de traitement des données. Détail complet : registre des sous-traitants.
Chaque donnée est conservée le temps nécessaire à sa finalité. Quand le tableau indique une durée, un traitement automatique efface ou anonymise la donnée à l'échéance, sauf mention contraire dans le tableau. Les interventions, les clients, les sites, les comptes et les contacts n'ont pas d'échéance automatique : ils sont supprimés avec l'espace de l'organisation cliente, à l'exception des comptes conservés décrits sous le tableau, ou à votre demande (section 9). Les durées ci-dessous sont celles réellement appliquées par le service à la date de mise à jour de cette page.
| Donnée | Durée | Ce qui reste conservé |
|---|---|---|
| Géolocalisation d'intervention | 30 jours | L'intervention elle-même, ses horaires réels et l'agent qui l'a réalisée |
| Commentaire libre d'une note client ou d'un avis d'occupant | 24 mois | La note chiffrée et sa date sont conservées sans limite de durée, avec le bâtiment pour un avis d'occupant. La suppression de ce bâtiment, de son site ou du client associé efface aussi l'avis |
| Identifiant d'appareil (un avis par jour et par bâtiment) | Le service n'en garde qu'une empreinte, au moins jusqu'au surlendemain. Le premier avis déposé à partir de ce jour-là, quel que soit l'immeuble, l'efface. Sans nouvel avis, aucune durée maximale n'est garantie | — |
| Adresse IP (limitation des abus sur les pages publiques) | Au moins 24 heures. La première tentative enregistrée après ce délai sur l'une des pages publiques du service (demande de lien d'accès au portail, avis d'occupant ou mot de passe oublié, par exemple) l'efface. Sans nouvelle tentative, aucune durée maximale n'est garantie | — |
| Journal d'envoi d'e-mail | 90 jours, puis pseudonymisation | Le statut d'envoi et l'historique des échecs, sans l'adresse ni l'objet |
| Rapports mensuels (PDF) | 24 mois | — |
| Photographies avant/après | Entre 30 et 365 jours, réglable par votre organisation (180 jours par défaut) | — |
| Journal d'audit de sécurité | 180 jours | — |
| Notifications internes | 90 jours | — |
| Signalements et pièces jointes | 24 mois après la clôture du signalement | — |
| Contrats signés et leur dossier de preuve : devis signé, journal d'événements (dont l'adresse IP et le navigateur du signataire), jeton d'horodatage, certificat de preuve | Dix ans à compter de la signature (article 6 de la convention de preuve). La suppression à l'échéance n'est pas encore automatisée : aucun contrat ne l'a atteinte. Seule exception : la suppression de l'espace de l'organisation cliente à la fin de son contrat, décrite sous le tableau. | — |
| Devis non signés : le devis et son PDF, la trace de la démonstration associée, le contrat jamais signé et le journal de sa procédure de signature (adresse IP et navigateur compris) | 12 mois après la fin de validité du devis. Pour un brouillon jamais envoyé : 12 mois après sa dernière modification. Si la démonstration associée n'a pas fini d'être nettoyée, la suppression attend la fin de ce nettoyage | Une ligne du journal d'audit : référence, version et statut du devis. Dès qu'une version d'un devis est signée, aucune de ses versions n'est supprimée. Toutes suivent la durée du contrat signé |
| Journal des actions des personnes d'Opticlean sur un espace client, pour établir qui a fait quoi : notamment la création, l'invitation d'un administrateur, la suspension et la réactivation, les changements de marque, de domaine et de mentions légales, l'export, la suppression, l'attribution des rôles et les connexions de ces personnes | 60 mois | Ce journal survit à la suppression de l'espace qu'il nomme et ne contient aucune adresse e-mail. Sa suppression à l'échéance n'est pas encore automatisée |
Quand l'organisation cliente met fin à son contrat avec Opticlean, Opticlean lui remet d'abord une archive de ses données. Cette archive ne contient pas les clés secrètes des liens d'accès ni les codes à usage unique de signature. Elle contient un code de vérification qu'Opticlean recopie dans sa console pour programmer la suppression : ce code atteste que l'archive a été reçue et lue jusqu'à sa dernière entrée.
L'espace de l'organisation est ensuite supprimé, contrats signés et dossiers de preuve compris, base de données comme fichiers, au plus tôt 30 jours après la programmation de cette suppression. Pendant ce délai, la suppression peut être annulée. Après cette suppression, c'est à l'organisation cliente de conserver ses contrats signés pendant dix ans. Côté Opticlean, c'est la seule exception à la conservation des contrats signés pendant dix ans.
Les comptes qui ne servent qu'à cet espace sont supprimés avec lui. Un compte qui garde un lien avec une autre organisation ou avec Opticlean est conservé.
Les copies de sauvegarde ne sont pas supprimées au cas par cas : une donnée supprimée peut subsister dans une copie tant que celle-ci n'a pas expiré. La durée de conservation de ces copies n'est pas encore arrêtée ; cette page sera mise à jour une fois la décision prise.
Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, d'opposition et de portabilité sur vos données. Pour les exercer, adressez votre demande à l'organisation responsable du traitement (voir le point 1) ou à l'adresse de contact indiquée dans les mentions légales.
S'agissant du droit à l'effacement d'un compte salarié ou administrateur : le compte est rendu inutilisable et pseudonymisé. Ses accès sont coupés immédiatement et ses sessions fermées ; son nom est remplacé par un libellé neutre et son matricule est effacé ; son adresse e-mail et, le cas échéant, son numéro de téléphone sont remplacés par une empreinte cryptographique. La ligne technique correspondante n'est pas supprimée de la base : elle est conservée pour préserver l'intégrité de l'historique des interventions réalisées pour le compte de votre organisation. Ces remplacements ne s'appliquent pas à deux journaux de sécurité, qui peuvent encore conserver vos informations d'origine telles quelles. Le journal d'audit de l'application, que seuls les administrateurs de votre organisation peuvent consulter, peut mentionner votre nom, votre matricule ou votre adresse e-mail. Le journal d'authentification technique, lui, n'est pas consultable depuis l'application ; il peut mentionner votre adresse e-mail et, le cas échéant, votre numéro de téléphone, ainsi que l'adresse IP de vos connexions. Il enregistre aussi l'effacement lui-même. Les entrées de ces deux journaux sont supprimées au terme de leur durée de conservation (180 jours).
Aucun traitement réalisé par Opticlean ne repose sur votre consentement : les finalités décrites au point 3 reposent sur l'exécution du contrat, une obligation légale ou l'intérêt légitime. Il n'y a donc pas de consentement à retirer, hormis pour les cookies non nécessaires, dont Opticlean n'utilise aucun (voir le point 14).
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés : www.cnil.fr.
La fourniture de vos données (identité, coordonnées, données d'intervention) est nécessaire à l'exécution des prestations de nettoyage et du contrat qui les encadre : sans elles, la prestation ne peut être ni planifiée, ni réalisée, ni facturée. Seul l'avis qu'un occupant laisse depuis le QR code d'un immeuble est entièrement facultatif, commentaire compris : ne pas en donner n'a aucune conséquence.
Opticlean ne prend aucune décision individuelle automatisée et ne réalise aucun profilage au sens de l'article 22 du RGPD.
Opticlean dépose quatre cookies. Tous sont strictement nécessaires au fonctionnement du service et, à ce titre, exemptés de consentement au sens de l'article 82 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.
sb-) garde votre connexion d'une page à l'autre. Il peut rester jusqu'à 400 jours dans votre navigateur, mais la session qu'il porte se ferme après 30 minutes sans activité.opticlean_portal_contact_ref concerne les contacts de nos clients qui utilisent le portail. Il leur permet d'y revenir sans redemander de lien d'accès, dans les 30 minutes qui suivent leur dernière activité ; passé ce délai, il faut un nouveau lien. Il peut rester jusqu'à 400 jours dans le navigateur.opticlean_demo_ref est déposé à l'ouverture de la démonstration jointe à un devis. Il donne accès à cette démonstration et expire à la fin de validité du devis.__Host-opticlean_avis_appareil est déposé seulement quand un occupant envoie un avis depuis le QR code d'un immeuble, et sert uniquement à limiter les avis à un par jour et par bâtiment. Sa valeur est aléatoire ; le service n'en garde qu'une empreinte. Il expire 24 heures après avoir été déposé, sans être prolongé par les avis suivants.Votre navigateur garde aussi deux informations hors cookies, dans son stockage local, tout aussi nécessaires : l'heure de votre dernière activité, qui déclenche la déconnexion automatique, et, dans l'application des agents, les photos prises sans connexion en attendant leur envoi.
Aucun autre cookie n'est déposé : Opticlean n'utilise aucun outil de mesure d'audience, de publicité ni de suivi. C'est pourquoi cette page n'affiche pas de bandeau de consentement : il n'y a rien à demander. Si un outil de mesure d'audience ou de suivi était un jour ajouté, cette section serait mise à jour, et un bandeau de consentement deviendrait nécessaire avant toute activation.